Schemahantering
Schemahantering av all personal snabbt och enkelt
Rätt person på rätt plats
En medarbetare ska inte gå att boka in på pass den inte är behörig till eller har rätt kompetens för. Alla funktioner och menyer i systemet kan aktiveras/synliggöras utifrån behörigheter. Likaså kan vissa fält vara dolda, läsbara eller ändringsbara. En medarbetare kanske har rätt att boka in sig själv på vissa typer av pass, medan en annan bara kan bli inbokad via SMS-förfrågan.
Översikt av schema
Välj att se schemat per dag, vecka, månad eller valfritt intervall med alla medarbetares bokningar. Bokad tid och tillgänglighet summeras automatiskt utifrån valt intervall. Olika färger signalerar bokningsläget, på så vis syns vakanser tydligt vid schemaläggningen.
Schemat kan visa alla avdelningar eller filtreras till en avdelning i taget. Medarbetare som loggar in i systemet kan se sin egen schemarad med egna bokningar.
Kompetensbokning
Om det i resursplaneringen finns krav på särskilda kompetenser för olika arbetspass, rödmarkeras de medarbetare som saknar kompetensen. Kompetenskravet kan vara tvingande, det vill säga personen går inte att boka in på passet, eller endast varnande för att uppmärksamma schemaläggaren om avvikelsen.
Hantera många pass samtidigt
I en passlista presenteras pass som matchar en viss sökning och intervall. Via passlistan kan du uppdatera flera pass samtidigt, boka på eller boka av medarbetare.
Jour och beredskap
Ersättningar för jour räknas ut automatiskt. På så viss blir lön och fakturering rätt från början utan handpåläggning. Du kan också tydligt synliggöra dina jourpass med speciella färgmarkeringar i schemat.
Decentralisera beställningarna
Det är möjligt att låta arbetsledaren att själv lägger upp de pass hen vill ha medarbetare till. Självklart är bara de medarbetare allokerade till uppdraget och med rätt kompetens tillgängliga för bokning, om arbetsledaren även ges behörighet att boka in personal för tjänstgöring.
Medarbetarportal
Medarbetarna loggar oftast in via sina mobiler. Sidan anpassar sig automatiskt till den mobila enheten vilket gör att det går snabbt att hitta den information man söker.
Se schemat, uppdatera sin tillgänglighet eller tidrapportera är de vanligaste funktionerna för medarbetaren. Att medarbetaren direkt har tillgång till sin personliga data och enkelt kan hålla den uppdaterad gör att HR kan förlita sig på korrekta uppgifter vid till exempel lönekörning.
Rullande schema
Lägg rullande schema med upp till 10 veckors intervall. Skapa din mall av pass och kopiera sedan ut dem i önskat intervall och frekvens. Man väljer alltså vilka pass man vill kopiera samt hur många veckor schemat ska upprepas. För arbetsgrupper där samma personer går på samma schema kan passen kopieras med inbokade medarbetare.
Seriepass – samma personal flera dagar i rad
Ofta vill man ha en och samma person som jobbar flera pass i rad. Det går att skapa en serie av flera pass som hänger ihop. När någon bokas in på passet fås frågan om man ska bokas för bara ett pass, alla efterföljande eller för hela serien. Alla ändringar som görs därefter kan påverka hela serien.
Statushantering
Ett pass i systemet kan ha olika status beroende på vilken fas i schemaläggningen som passet är. Passet kan ha status planerad, publicerad, slutbemannad, tidrapporterad, attesterad eller slutförd. Ett pass kan även vara incheckad och utcheckad om stämpelklocka används.
Status slutförd kan exempelvis betyda att passet är överfört till lön och fakturering. Det går att välja vilka statusar som ska vara aktiva och vilka statusar som olika roller får hantera eller se.